プライバシーポリシー

一般財団法人　姫路市まちづくり振興機構　プライバシーポリシー

一般財団法人姫路市まちづくり振興機構（以下「機構」という。）は、姫路市の総合計画に基づき、都市機能の充実及び都市施設の整備、運営並びに潤いある都市環境の創出、保全に関する事業を行うとともに、緑化意識の普及啓発、スポーツの普及振興及びコミュニティ活動の促進に関する事業で取得する個人情報の取扱いについて、以下のとおりプライバシーポリシー（以下、「本ポリシー」といいます。）を定めます。また、機構が取得した個人情報は、第三者が不当に触れることがないよう、組織的・人的・物理的・技術的な安全管理体制のもと、保管いたします。

個人情報

「個人情報」とは、個人情報保護法にいう「個人情報」を指すものとし、生存する個人 に関する情報であって、当該情報に含まれる氏名、生年月日、住所、電話番号、連絡先その他の記述等により特定の個人を識別できる情報及び容貌、指紋、声紋にかかるデータ、及び健康保険証の保険者番号などの当該情報単体から特定の個人を識別できる情報（個人識別情報）を指します。

利用目的

機構が事業を行う上で取得した個人情報は、以下に定める目的の範囲内で利用いたします。また、利用目的以外での使用はいたしません。

万が一、利用目的を超えて利用する場合は、あらかじめご本人に同意を得たうえで利用いたします。

採用に関する個人情報	採用活動の一環としての資料の送付や、面接・採用日程の連絡 採用考査や応募歴の確認 内定承諾後の各種情報提供（求職者が入社された場合、引き続き職員管理のために利用いたします。）
役職員に関する個人情報	雇用契約および管理、社会保険等の法令に定める業務 労働契約書等の締結 福利厚生サービスおよびイベント等
顧客、取引先、関係団体及び関係者に関する個人情報	業務遂行・金銭出納又は契約書等の締結 イベント等の実施
駐車場管理事業で取得する個人情報	月極又は一時貸駐車場事業のサービス提供 業務遂行・金銭出納又は契約書等の締結
ビル管理事業で取得する個人情報	ビル管理事業のサービス提供 業務遂行・金銭出納又は契約書等の締結
姫路市施設利用に際して取得する個人情報	姫路市施設予約システムへの入力 施設一時利用サービスの提供 業務遂行・金銭出納又は契約書等の締結
緑化推進事業で取得する個人情報	緑化推進事業サービスの提供 イベント・講習会・ボランティア活動等の実施 業務遂行・金銭出納又は契約書等の締結
緑の創出・保全事業で取得する個人情報	緑の創出・保全事業サービスの提供 業務遂行・金銭出納又は契約書等の締結
緑の相談所事業で取得する個人情報	相談所事業の実施 展示会・講習会・ボランティア活動等の開催 業務遂行・金銭出納又は契約書等の締結
手柄山温室植物園事業で取得する個人情報	植物園事業の実施 展示会・講習会・トライやる・インターン等の開催 アンケート回答者への抽選プレゼントの発送 業務遂行・金銭出納又は契約書等の締結
好古園事業で取得する個人情報	好古園事業のサービス提供 好古園イベント等の開催 業務遂行・金銭出納又は契約書等の締結
スポーツ振興事業で取得する個人情報	スポーツ振興事業の実施 施設管理に伴うサービスの提供、教室事業サービスの提供 イベント等の開催 業務遂行・金銭出納又は契約書等の締結

個人情報の第三者提供　

機構は、次に掲げる場合を除いて、あらかじめご本人の同意を得ることなく、第三者に個人情報を提供することはありません。ただし、個人情報保護法その他の法令で認められる場合を除きます。

1. 人の生命、身体または財産の保護のために必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難であるとき
2. 公衆衛生の向上または児童の健全な育成の推進のために特に必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難であるとき
3. 国の機関もしくは地方公共団体またはその委託を受けた者が法令の定める事務を遂行することに対して協力する必要がある場合であって、本人の同意を得ることにより当該事務の遂行に支障を及ぼすおそれがあるとき

外部委託

機構では、業務を円滑に遂行するため業務の一部を委託先に委託することがあります。その場合、機構の定めた基準にもとづき十分な個人情報の保護水準を満たしているものを選定いたします。 委託した個人情報の安全管理が図られるよう、契約において個人情報の管理、秘密保持、再提供の禁止など、本人の個人情報の漏えいなどなきよう必要な事項を取り決めるとともに、個人情報の安全管理が図られるよう必要かつ適切な監督を行います。

個人情報の開示等

機構が保有する個人情報については、その保管期間内において、機構に利用目的の通知、開示、内容の訂正、追加、削除、利用の停止、消去（以下「開示等」という。）を請求することができます（但し、法令で認められる範囲に限ります）。このご請求する場合には、該当の窓口までご連絡をお願い申し上げます。所定の手続きを通じて、合理的な期間および範囲で対応いたします。但し、法令の定めや調査の結果、開示等などを行わないことを決定することがございます。この場合は、その旨を通知させていただきます。なお、開示等のご請求については、有料にて申し受けます。あらかじめご了承ください。

安全管理措置

機構では、保有個人データにかかる安全管理措置として、以下を講じています。

1. 規律の整備
   • 　取得、利用、保存、提供、削除・廃棄等の段階ごとに、取扱方法、責任者・担当者及びその任務等について個人情報の取扱規程を策定しています。
2. 組織的安全管理措置
   • ア　個人データの安全管理措置を講ずるため、部門ごとに管理者および責任者を設置しています。
   • イ　個人データの漏えい等の事案の発生またはそのおそれがある場合には、機構内で定める報告連絡体制に則り、迅速な事実関係の調査や原因の究明等、事案に応じ、講ずべき必要な措置を行います。
   • ウ　個人データの取扱いにあたって、個人情報の取扱いマニュアルの設置、履行やシステムの利用状況をアクセスログ等により、定期的に確認を行っています。
3. 人的安全管理措置
   • ア　個人データの取扱いにおけるルールや留意事項、他社で起きた事故事例等について、役職員に研修又は周知を行っています。
   • イ　従業者の在籍中ならびに退職後における個人データの守秘義務について、就業規則やその他規定に定めています。
4. 物理的安全管理措置
   • ア　オフィス内への入退館にあたっては、セキュリティ対策を行っています。
   • イ　機構内ネットワークでやり取りするデータの暗号化や、個人データの管理にあたって施錠可能な場所、認証が必要なサーバ等で保管を行っています。
   • ウ　個人データの破棄にあたっては、溶解やシュレッダー処理等を行い、復元ができない処理を行っています。
5. 技術的安全管理措置
   • ア　個人データの使用にあたって、IPアドレスによるアクセス制限や、データベースへのアクセスにあたってID・パスワードを必須とすること、情報の種別に応じて閲覧可能な従業者を限定するなどして、アクセス制御を行っています。
   • イ　従業者が使用する機器には、セキュリティ対策ソフトを導入しています。
6. 外的環境の把握
   • 外的環境の把握状況にあたっては、各問い合わせ窓口宛まで、別途お問い合わせください。ご利用いただいている機構のサービスに応じて、個別に回答させていただきます。

当WEBサイトにおける個人情報などの取り扱いについて

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